E-Mail-Aktivität

Welche Möglichkeiten Sie haben, um aus Workflows heraus E-Mails zu versenden, verfahren Sie im folgenden Abschnitt.

E-Mail versenden – SendEmail Activity

Serviceware Processes stellt eine E-Mail-Aktivität zur Verfügung, die Sie unabhängig von einem Instruction Set direkt auf der Ebene des Workflow Designer auswählen können.

Hauptziel dieser Aktivität ist es, unter Zuhilfenahme eines Vorgangsobjekts eine E-Mail zu verschicken, die durch eine Textvorlage ansprechend gestaltet ist und zugleich Attribute aus dem Vorgang beinhaltet. Zudem Kann der Empfänger/Receiver direkt aus dem Vorgang bezogen werden.

Daher sind zur Vervollständigung der SendEmail Activity folgende Angaben zu machen:

Welche Textvorlage soll verwendet werden? (Inhalt des Mail-Bodys)
Wie lautet der Betreff und woher soll er genommen werden?
Wer ist der Empfänger bzw. wie soll dieser ermittelt werden?

helpLine stellt eine E-Mail-Aktivität zur Verfügung, die Sie unabhängig von einem Instruction Set direkt auf der Ebene des Workflow Designer auswählen können.

Die folgenden Vorarbeiten müssen Sie vornehmen, da einerseits Textvorlagen in mehreren Sprachen existieren und andererseits bekannt sein muss, wie die Standard-E-Mail-Adresse des Empfängers ermittelt werden kann.
1. Im Designermüssen die Sprachen (unter Einstellungen > Sprachzuordnung zugeordnet sein.
2. Im Designermüssen für jedes Personenobjekt die Standard-Attribute wie Name, Vorname, E-Mail-Adresse usw. gemappt sein.
3. Der Mitarbeiter muss in seinem Personen-Dialog eine gültige Standard-E-Mail-Adresse eingetragen haben.
4. Der Mitarbeiter muss in seinem Personen-Dialog eine Sprache angegeben haben.
Fügen Sie die SendEmail Activity aus der Gruppe helpLine-Activities in den Workflow ein.
Das Auswahlfenster für Textvorlagen öffnet sich.
Wählen Sie eine Textvorlage.
Der Dialog zur Auswahl für Betreff und Empfänger wird eingeblendet.
Anmerkung: Sollten an dieser Stelle keine Textvorlagen angezeigt werden, haben Sie kein Projekt vom Typ Text Template Library geladen. Im Abschnitt Text Template Library: Projekte für Text-Vorlagen erhalten Sie einen Überblick über die gesamten Möglichkeiten in Textvorlagen.
Definieren Sie Betreff und Empfänger. Gebräuchlichster Fall: es wurde EIN Vorgang referenziert, aus dem die Informationen für die Textvorlage genommen werden sollen.
1. Die ausgewählte Textvorlage enthält keine Source, d. h. um sowohl den Empfänger/Receiver als auch das Subject/Betreff füllen zu können, muss eine Source hinzugefügt werden.
2. Die ausgewählte Textvorlage enthält als Source einen Incident – dieser Incident dient sowohl für das Subject als auch für den Receiver als Quelle.
Entscheiden Sie, wie der Empfänger/Receiver ermittelt werden soll. Der Empfänger kann als neue Quelle hinzugefügt, oder aus einem Vorgang ermittelt werden. In diesem Beispiel map to first caller of.
1. Wählen Sie aus der Liste, aus welchem Vorgang der Anfrager ermittelt werden soll.
2. Soll die Mail an eine Person versendet werden, die nicht aus einem Vorgang zu ermitteln ist, wählen Sie add source of tye und dann SourceType.
  
  Es wird eine neue Source hinzugefügt, dies Sie zum Schluss an das gewünschte Personenobjekt binden.

Während der Ausführung dieses E-Mail-Assistenten wurden die Angaben in ein Instruction Set geschrieben, das auch nachträglich eingesehen und bearbeitet werden kann. In diesem Instruction Set sehen Sie als Quellen (Sources) unter anderem auch senderemailaddress, in der Sie auch eine Absender-Adresse eintragen können.

Email an Verteiler senden - SendEmailToPersonlistActivity

Mit der Aktivität E-Mail an Verteiler senden können mehrere Empfänger auf unterschiedliche Weise bestimmt werden.

ProcessRolePersonListProvider: Mail wird an alle Personen/Agenten versendet, die über einen Prozessrollen-Parameter des zugehörigen SLAs definiert worden sind.
WaitingQueueAgentPersonListProvider: Mail wird an alle versendet, die den zugehörigen Vorgang in der Warteschlange haben; hierbei wird die ID des entsprechenden Vorgangs durch eine Eigenschaft gesetzt.
InfoQueueAgentPersonListProvider: Mail wird an alle versendet, die den zugehörigen Vorgang auf dem Infotisch haben.
AllQueueAgentPersonListProvider: Mail wird an alle versendet, die den zugehörigen Vorgang in der Warteschlange oder dem Infotisch haben.
ContractAgreementReferencePersonListProvider: Mail wird an alle versendet, die den zum Vorgang gewählten Service bzw. das Agreement individuell oder vererbt gebucht haben.
Im weiteren Verlauf des Assistenten werden die gleichen Angaben (beispielsweise zum Betreff) wie in der oben beschriebenen E-Mail-Aktivität eingebunden und ein entsprechendes Instruction Set erzeugt. Einzige Ausnahme hier ist, dass die Eigenschaft ContractAgreementReference an die Eigenschaft PrimaryContractAgreementReference gebunden werden muss.

Einrichten von E-Mail-Templates

In E-Mail-Aktivitäten verwenden Sie Textvorlagen, um den Body der Mail strukturieren und Vorgangsattribute einbinden zu können. Da sowohl bei Standard-E-Mails als auch bei Genehmigungs-E-Mails eine höhere Sicherheitsstufe gewünscht sein kann, können E-Mail-Zertifikate verwendet werden.

Hier zunächst die Einstellungen, die Sie im Activity Designer für TextTemplate-Projekte tätigen (Schaltfläche Optionen in der RibbonBar-Gruppe Zwischenablage:

Physikalischer Pfad zum Genehmigungsserver: Hier werden Kopien der eingefügten Grafiken abgelegt.; Da hier die physikalische Maschine angesprochen wird, muss diese Einstellung im Activity Designer lokal auf dem Server erfolgen.
Anmerkung: Der Pfad darf keine Dollarzeichen enthalten, wie sie beispielsweise bei administrativen Freigaben verwendet werden.
Virtueller Pfad zum Image Server: Servername und Pfad zum Verzeichnis der Grafiken.
Anmeldung: Anmeldung am Genehmigungsserver mit dem Windows-Konto.
Passwort: Zum Windows-Account zugehöriges Passwort.
Use https: Auswahl von https (Standard)
Portal Server: Servername und Pfad zum Server des Serviceware Portal.-; Die Pfadangabe zum Serviceware Portal muss die Portal-Seite beinhalten, auf der sich das My Cases-Widget befindet. Die Seite muss nur dann nicht angegeben werden, wenn sich das My Cases-Widget auf der Portal-Startseite befindet. Im abgebildeten Beispiel [Cases].